盘点差异的十八种处理办法

时间：2022-12-25 00:27:49来源：lenglian栏目：冷链仓储阅读：

1、复核制盘点
那么怎样保证实物清点信息的准确性呢，一般的做法是建立盘点管理制度，制定盘点操作流程，建立奖惩制度，要求员工提高责任心清点的时候认真仔细等等，这些都是一些主观的管理办法。在大量的库存数据面前，单靠人工方式去盘点（哪怕是借助了RF、RFID等盘点工具）是很容易出现人为误差的。假定每个人清点库存数据的准确率是99%，实际情况是你无法知道不准确的1%到底出现在哪个商品上。如果拿一个人的盘点库存结果去和账务库存结果对比，那出现的差异里就会包括盘点本身的误差以及账务对比的误差，增加盘点差异的处理复杂度。为了避免实物清点结果本身的误差，有条件的企业一般采用复核盘点制度，也就是派出两波次或以上的人员对同一盘点任务分别进行清点。两波次人员一次盘点的准确率是99%*99%=98.01%，同时误差率是1%*1%=0.01%；也就是说一个波次盘点人员的误差率是1%的话，两个波次人员同时盘点，其结果本身的误差率只有万分之一，这个误差率我们一般是能容忍的（也可以到第三波次，将误差率降到百万分之一）。
仔细的读者可以发现，两波次人员同时盘点准确率在98.01%，误差率0.01%，误差率是低了，但准确率也没有提升，跟着降低了。我们来看这个公式：98.01%+0.01%=98.02%≠100%，这中间差的1.98%到哪里去了呢。假设两个波次的盘点人员分别为A和B，这个内容，实际上就是A数对了B没有数对以及B数对了A没有数对的部分。在将A和B的清点结果合并成最终的盘点结果之前，A和B之间要就差异部分进行复盘，直至消除这1.98%的差异，这样A和B的最终结果准确率就都是99.99%。
所有初次接手的仓库项目，人员还不熟练的仓库项目，库存管理混乱的仓库项目我们都推荐采用复核制（哪怕会消耗双倍的人力）。采用复核制盘点，可以增强员工的责任心（互相监督，互相核查），便于盘点制度奖惩制度的落实（有据可查）。如果实在人手不足，也可以考虑让一个人做两遍以消除实物清点本身的误差。
2、循环盘点
当仓库管理足够顺畅，人员有足够的能力把握盘点数据的准确性的时候，可以考虑减少或取消复核盘点，将盘点本身产生的误差交由和账务比较来发现。为了消除清点本身产生的误差对盘点差异的影响，我们经常对差异部分进行再次盘点，即是循环盘点。循环盘点是针对账面库存和实物库存之间的差异，就差异部分再次进行清点，以减少因为上一次清点误差对盘点结果的影响。具体的循环次数视实际清点准确率而定，比如准确率是90%的清点，循环两次（加上第一次原始数据后是三次）后的准确率是100%-(10%)³=99.9%。当然，每次循环后都要对实际清点结果进行修正。
复核盘点与循环盘点的区别是，复核盘点是事前消除盘点结果误差，循环盘点是事后消除盘点结果误差。
三、盘点差异的处理办法
前文中提到，盘点结果与账面库存结果之间的差异，主要有三种，一种是数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异。盘点管理中容易出现的一个误区是，盘点如果出现盘盈没事，如果是盘亏就要处理，有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒，甚至将盘盈物品留作私用。殊不知，仓库管理中没有无缘无故的爱也没有无缘无故的恨，出来混总是要还的。不管是未对盘盈物品做通报，还是贪墨了客户物品，积累到一定程度，迟早都要被发现的。盘点的目的是发现差异，并消除差异。消除差异的办法，是与差异类型以及发生差异的原因紧密相关的。
1、盘盈的处理办法
盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多。出现盘盈的情况有很多，其处理办法也不尽相同
1.1 出库时货品少发造成的盘盈
这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录，和收货人及时联系，找到是哪一笔出库单少发了，并商量解决办法。大多数情况下，收货人收到的货物有缺失，一般都会及时联系仓库或者货主单位。
A、如果收货方要求补发，则在账面外（WMS之外）做补发货处理，无需做账务登记。
B、如果收货方不要求补发，则可以找到原出库单，修改出库单内容（减少出库数量）。实际情况是，对于已经出库完成的出库单，很多WMS是不支持修改功能的，这种情况才可以做一个退货入库操作。不管是修改出库数量还是做退货入库，都需要通知货主单位，以确保仓库库存和货主单位库存保持一致。
Note：为何很多WMS无法支持对已经完成的出库单做修改，主要有两个原因，一是这个WMS是按照财务管理思路设计的，修改出库数量只能新设红字出库单来冲销；另一原因是修改后的出库货位有变动，无法恢复原状，会影响货位的准确性。这些理由，都是WMS不成熟的表现，作者所在公司设计的WMS，是能够撤销或修改已经出库完成的订单的。至于为何推荐修改订单，而不是做一个退货入库单，因为退货入库单会增加退货入库记录，可能影响物流费用结算。这是题外话，欢迎感兴趣的读者联系作者继续讨论。
1.2 入库时多收了货造成的盘盈
多收了货而没有记录入账，导致实物库存比账面库存多，多出的部分我们一般叫账外库存。账外库存有可能是货主企业有记录，而仓库忘了记录；也有可能货主企业自身也忘了记录。不管如何，仓库企业不要因为有了账外库存就沾沾自喜，感觉自己高大上能帮客户管出多余的库存，甚至有贪墨客户货物的想法。举个特别的例子，某汽车工厂需要临时紧急用料，零配件供应商在给仓库的入库单里，增加了这部分物料；仓库收货员发现多出的部分，没来得及处理，也就是没有及时发货给工厂。到盘点时才发现多出的部分，这时候工厂早就把抱怨投诉到供应商了。
C、如果是货主单位知道多发的情况，可以修改当时入库单，增加入库数量。当然，如果时间较长，可能当时入库的一部分商品已经被出库或被移动等，无法修改入库单，这时候可以看下一条。
D、补充入库单，并在入库单的备注里，详细描述补充入库的原因。
E、货主单位也没有记录的情况（真的没有记录么，不会有什么猫腻么，我们题外讨论），这时候就是真正的盘盈了。真正盘盈的内容，要做盘盈入库，并且通报货主企业。
1.3 客户退货记录未填造成的盘盈
客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货，货主企业再通知仓库负责接收。但实际操作中往往是相反的，是仓库先收到货，而货主企业并不知情；这时候就要及时和货主企业沟通，及时做退货登记。
F、如果是退货记录未登记，则及时补登退货记录；并和货主企业通报核对退货信息。
G、如果发现有瑕疵品（退货原因大多是因为出现瑕疵），则要及时做次品标识，或者冻结。
2、盘亏的处理办法
盘亏，就是通过盘点结果实际库存与账面库存对比，发现实际库存比账面库存少。产生盘亏的原因是多方面的，主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差（小数点误差）造成的、出库拿错货造成的等。出现盘亏情况，如果不做及时的处理，很容易影响正常出库业务。货主企业很有可能按照账面库存最大数来发布出库指令，但这时候实际库存不足，会影响发货效率，甚至产生业务纠纷。
2.1 出库未记账造成的盘亏
主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等。往往在仓库业务比较繁忙的时候，由于一些特殊的原因（比如私下打白条出库），仓库实际发货了，但没在账上体现。造成的结果就是，仓库实物库存减少了，但账面库存因为没有记账没有减少，由此造成盘亏。
H、如果是正常出库超发了，则要找到原始出库单，修改出库单的出库数量（增加账面上的出库数量）。
I、如果是忘记做出库登记了，则要及时补填出库单据。比如私下打白条出库的时候，一定要留下明确的记录。因为紧急情况下，客户打白条，可能也未在其账面上体现；而仓库这边也未记录的话，则坐实了仓库亏货的事实，根本无法辩驳。
J、如果是退货出库（返还给货主单位）没有做登记，则要及时找到退货依据，及时补登退货出库记录，同时要求货主单位做好退货接收的补登手续，以保证双方账目上的一致。
2.2 破损处理未记账造成的盘亏
主要是日常管理中发现的货品质量问题，做了实物处理，但未及时做账务处理，导致实际数与账面数不符。
K、因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃，但没有做损毁品的出库账务处理：这时账务上（WMS）要及时做“减库”操作。其一是可以做退货出库，将废弃的货品出货给货主企业（哪怕是丢弃，也可以算作是出库给货主企业）；其二是，而如果损毁责任由仓库企业承担，则出库的收货单位是仓库企业（相当于是仓库企业按照约定的价格买下了损毁的物品）。
L、因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离：这时候要及时在WMS账务上做隔离标记。一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结；另一种做法是将破损物品移动到次品区，同时在WMS账务上做次品移动记录。
2.3 散装货计数误差（小数点误差）造成的盘亏。
M、由于小数点误差造成的数量差异，一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围；另一方面，通过增加虚拟入库（哪怕这个入库数量只有零点零几的内容）来平衡这点误差。
2.4 出库拿错货造成的盘亏
由于拣货人员不熟练不小心（也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因），把B商品当成A商品出库了。造成的结果是B商品出现盘亏，而A商品出现盘盈。
N、由于发错货造成的换货处理，要及时找到A商品的出库记录，找出是哪一单拿错了货，然后做换货处理。换货操作是在账外处理的，因为换货操作产生的费用，也应该在账外处理。
2.5 无可追溯原因的盘亏
意思就是说，确实找不到什么原因，货物就是少了。这是真正的盘亏结果。这时候就需要凭经验来判定了，比如食品或者高货值电子品，会不会有失窃的情况。出现真实的盘亏情况可以有以下几种处理办法。
O、由仓库企业赔偿，在市场上购买对应商品来补齐实物库存。这种情况是维持账上库存数不变，增加实物库存。
P、由仓库企业赔偿，货主企业允许做一次虚拟出库，收货人是仓库企业。这种情况是维持实物库存不变，减少账上库存。
Q、获得货主企业的谅解，从货主企业的生产线上获得货品来补齐盘亏的实物数量。实际上，在流通环节中出现货物亏空是大概率事件，只要不是特大规模的数量损失，只要仓库企业态度诚恳、服务到位，和货主企业处理好关系，大多能获得货主企业的谅解。所谓说话/做事留一线，日后好见面，大体也是这个意思。
3、存放位置差异的处理
存放位置差异一般是因为没按照拣货规则来拣货造成的。在正规的WMS中，系统都会按照拣货规则（一般是先进先出规则）来指定每个商品的拣货位置。但实际情况是，搬运工为了图省事，直接搬离门口近的货，或者待拣货的物品被压在几层托盘底部，不愿挪动，直接取最外层的。如果搬运人员根本就不管拣货指令，不按拣货指令搬货，那整个仓库管理就肯定乱套了，这是最基本的管理问题，或者说是执行力问题，不属于本文讨论范围
R、如果是偶然的搬错，短期内发现的话，可以修改搬运指令，把原来指定的货位调整为实际发生的货位。
S、如果是经过较长时间，连原来指定货位的内容也发生了变动，这时候已经没法直接恢复了。只能通过库存调整的办法，这里的库存调整，不是调整数量，而是调整现有货品的存放位置以及实际的生产日期批次号等内容。
4、存货质量差异的处理
一般出现存货质量差异都是账面库存是完好的，实际库存是有破损的或者过期的；基本上是与日常管理失控相关，如没定期巡检仓库，导致未及时发现破损货品，或者虽然发现了，未及时做账务处理；未按照先进先出做出库拣货，导致早期货物长期积压最终过保质期等。
T、如果是出现破损差异，需及时申报破损内容，并做账务处理（次品处理或冻结），同时加强仓库巡检，早发现早汇报早处理
U、如果是出现过保质期，则要加强先进先出拣货原则的监督落实，制定保质期报警策略
四、总结
盘点差异，不管是盘盈还是盘亏，对仓库企业来说，都不是好事。盘盈和盘亏的处理，要根据实际情况来确定，而不是简单的做什么盘盈入库、盘亏出库（在盘点结果处理上，这是WMS和财务软件或ERP软件的本质区别）。本文所列的处理办法，已经超过了十八种，实际业务中会遇到多种情况，但万变不离其宗，只要掌握了处理盈亏的处理原则，就能应对自如。那么，盈亏的处理原则是什么呢，那就是，要么增减实物库存数量，以使其与账务库存数量一致；要么是增减账务库存数量，使其与实物库存数量一致。至于何时增减实物库存数，何时增减账务库存数，就要根据差异发生的实际原因来分析了。
另外，盘点的目的是为了发现差异，并通过各种手段来清除差异。在整个供应链上，仓库是其中的一个环节，其上游有货主企业，其下游有经销商企业，以及承运商企业等。仓库企业除了要保证自身的账物数量的一致，同时还要保证与上下游企业间账目数量的一致，这才是保证库存数据在整个供应链体系中一致，并保障仓库正常业务运作的关键。
来源：网络

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